Hilman järjestöt ry:n säännöt
1 § Yhdistyksen nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Hilman järjestöt ry. Yhdistyksen kotipaikka ja toiminta-alue Hamina. Näissä säännöissä yhdistystä nimitetään Hilmaksi.
2 § Toiminnan tarkoitus ja toiminnan laatu
Hilman järjestöt ry:n tarkoituksena on edistää ja parantaa Haminassa toimivien rekisteröityjen yhdistysten toimintaedellytyksiä sekä edistää eri yhdistysten yhteistyötä tasavertaisesti kaikkien yhdistysten kesken. Hilma on suomenkielinen, uskonnollisesti ja poliittisesti sitoutumaton sekä voittoa tavoittelematon yleishyödyllinen yhdistys.
Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys:
- Järjestää kokouksia, toimintapäiviä, luentoja, yleisötilaisuuksia sekä muuta jäsenille ja ulospäin suuntautuvaa koulutus- ja tiedotustoimintaa sekä virkistys-, kulttuuri- ja muuta harrastetoimintaa.
- Toimii yhteistyössä eri jäsenyhdistysten välillä.
- Kehittää yhteistyötä eri jäsenyhdistysten kesken.
- Edistää monikansallista kulttuuria sekä erikielisten asukkaiden yhteiseloa Haminassa
- Huolehtii siitä, että Kumppanuustalo Hilma on syrjinnästä vapaa alue.
Toiminnan toteuttamiseksi yhdistys tarjoaa jäsenyhdistyksille Kumppanuustalolta tiloja kokoontumista ja toimintaa sekä tavaroiden ja papereiden säilyttämisestä varten.
Toimintansa tukemiseksi Hilma perii jäseniltään jäsenmaksua, voi suorittaa rahankeräyksiä, järjestää maksullisia tilaisuuksia, arpajaisia ja myyjäisiä harjoittaa toimintansa rahoittamiseksi kahvila-, kioski-, ravintola-, majoitus, elokuva-, kustannus- ja julkaisutoimintaa sekä pienimuotoisten tuotteiden myyntiä. Hilma voi hakea hankerahoitusta kehitystyölle. Hilma voi ottaa vastaan avustuksia, lahjoituksia ja testamentteja. Hilma voi omistaa ja hallita toimintaansa varten tarpeellista kiinteää ja irtainta omaisuutta. Hilma voi tehdä viranomaisille ehdotuksia yhteiskunnan tuen saamiseksi säännöissä mainittujen yleishyödyllisten toimintamuotojen rahoittamiseen. Tarvittaessa Hilma hankkii toiminnalleen asianmukaiset luvat.
3 § Yhdistyksen jäsenet
Hilman varsinaiseksi jäseneksi voi liittyä Haminan alueella toimiva, rekisteröity yhdistys tai oikeustoimikelpoinen yhteisö, joka hyväksyy Hilman säännöt. Kannatusjäseneksi voidaan hyväksyä rekisteröity yhdistys, säätiö tai muu oikeustoimikelpoinen yhteisö, jonka toiminta ja tarkoitusperät ovat sopusoinnussa Hilman kanssa.
Hilman hallitus hyväksyy jäsenet. Hakemus Hilman jäseneksi on tehtävä kirjallisesti Hilman hallitukselle.
Jäsen on oikeutettu eromaan Hilmasta ilmoittamalla siitä kirjallisesti Hilman hallitukselle tai sen puheenjohtajalle. Ero astuu voimaan välittömästi ja maksettuja jäsenmaksuja ei makseta takaisin.
Jäsen voidaan erottaa Hilman hallituksen päätöksellä Hilman jäsenyydestä, jos se on laiminlyönyt jäsenmaksun suorittamisen puolen vuoden ajalta tai jos se toiminnallaan Hilmassa tai sen ulkopuolella estää Hilman päämäärien toteuttamisen. Hilman vuosikokous päättää vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta. Jäsenmaksu velvollisia ovat kaikki Hilman varsinaiset jäsenet ja kannatusjäsenet.
4 § Hilman hallinto
Hilman päätösvaltaa käyttävät sen varsinaiset jäsenet Hilman kokouksissa. Kukin varsinainen jäsen nimeää kaksi (2) henkilöä edustamaan jäsentä Hilman kokouksessa., kummallakin on yksi ääni. Yhdistyksen kokoukseen voidaan osallistua hallituksen tai yhdistyksen kokoukseen niin päätettäessä myös postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta. Tästä on mainittava kokouskutsussa. Hilman toimeenpaneva elin on hallitus. Sen tehtävänä on hoitaa Hilman asioita yhdistyslaissa säädetyllä tavalla.
5 § Hilman kokoukset
Hilman sääntömääräinen vuosikokous pidetään vuosittain maaliskuun loppuun mennessä. Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle vähintään neljä viikkoa ennen kokousta.
Hilman ylimääräinen kokous on pidettävä, kun Hilman kokous niin päättää tai hallitus katsoo siihen olevan aihetta taikka vähintään 1/10 äänioikeuteututuista jäsenistä sitä kirjallisesti vaatii. Äänioikeus Hilman kokouksissa on varsinaisilla jäsenillä, kaksi (2) ääntä jäsentä kohden. Kannatusjäsenillä on kokouksessa puhe- ja läsnäolo-oikeus. Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään kahta viikkoa ennen kokousta jäsenille postitetuilla kirjeillä tai sähköpostitse. Vuosikokous päättää kumpaa tapaa noudatetaan.
6 § Sääntömääräinen vuosikokous
Vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
- Kokouksen avaus
- Valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, kaksi (2) pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi (2) ääntenlaskijaa
- Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
- Hyväksytään kokouksen työjärjestys
- Esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien/toiminnantarkastajien lausunto
- Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
- Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä jäsenmaksun suuruus seuraavalle kalenterivuodelle
- Valitaan joka toinen vuosi Hilman puheenjohtaja sekä vuosittain hallituksen jäsenet ja yleisvarajäsenet erovuoroisten tilalle.
- Valitaan tilin- tai toiminnantarkastaja sekä varatilintarkastaja tai varatoiminnantarkastaja
- Päätetään seuraavan kokouksen koollekutsumistapa sääntöjen 5§:n tarkemmin määräämällä tavalla
- Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat
- Kokouksen päättäminen
7 § Hallitus
Hilman hallitukseen kuuluu puheenjohtajan lisäksi 6-10 jäsentä, jotka valitaan kahdeksi kalenterivuodeksi kerrallaan. Tämän lisäksi hallitukseen valitaan 4-6 yleisvarajäsentä kahdeksi kalenterivuodeksi kerrallaan. Hallitus valitsee keskuudestaan tai ulkopuoleltaan varapuheenjohtajan, sihteerin, rahastonhoitajan ja muuta tarvittavat toimihenkilöt. Ensimmäisenä vuonna erovuoroisuuden ratkaisee arpa. Hallituksen varsinaisista ja varajäsenistä on vuosittain puolet erovuorossa.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta ja on päätösvaltainen, kun puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan lisäksi vähintään puolet hallituksen jäsenistä on saapuvilla.
8 § Hallituksen tehtävät
Hallituksen tehtävänä on yhdistyslain säännösten mukaisesti:
- Vastata Hilman toiminnasta ja johtaa sitä
- Vastata Hilman taloudesta ja taloudenhoidon järjestämisestä
- Hyväksyä ja erottaa jäsenet
- Kutsua koolle Hilman kokous sekä valmistella siinä käsiteltävät asiat ja panna ne täytäntöön
- Asettaa tarpeelliset toimikunnat
- Valita Hilman yhteistyöelimissä ja muissa yhteisöissä edustavat henkilöt
- Ottaa ja erottaa Hilman työntekijät ja sopia työntekijän kanssa hänen tehtävistään
- Voi päättää yhdistyksen omaisuuden myymisestä, vaihtamisesta ja kiinnittämisestä.
9 § Tilintarkastaja tai toiminnantarkastaja
Vuosikokous valitsee kalenterivuodeksi tilintarkastajan tai toiminnantarkastajan ja heidän varamiehensä. Valintaa tehtäessä on otettava huomioon Hilman toiminnan laatu ja laajuus.
10 § Hilman nimen kirjoittaminen
Hilman nimen kirjoittavat hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja sihteeri tai muu hallituksen määräämä henkilö, aina kaksi yhdessä.
11 § Tilinpäätös ja toimintakertomus
Hilman tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös ja toimintakertomus on seuraavan vuoden helmikuun 15. päivään mennessä luovutettava tilintarkastajalle tai toiminnantarkastajalle, joiden on annettava tilintarkastus- tai toiminnantarkastus kertomus Hilman hallitukselle viimeistään 2 viikkoa ennen kokousta, jossa tilinpäätös on esitettävä vahvistettavaksi.
12 § Sääntöjen muuttaminen
Näihin sääntöihin voidaan tehdä muutoksia, jos kokouskutsussa on ollut siitä maininta ja jos muutosten puolesta annetaan vähintään 3/4 kokouksessa äänestyksessä annetuista äänistä.
13 § Hilman purkaminen
Päätös Hilman purkamisesta on tehtävä Hilman kahdessa peräkkäisessä vähintään kahden (2) kuukauden väliajoin pidetyssä kokouksessa, joissa kummassakin vähintään 3/4 kokouksen annetuista äänistä kannattaa purkamispäätöstä. Ennen purkamispäätöstä asiasta on hankittava varsinaisten jäsenten kannanotto. Hilman purkautuessa tai sen tultua lakkautetuksi sen jäljelle jääneet varat on luovutettava jollekin rekisteröidylle yhdistykselle tai säätiölle käytettäväksi sääntöjen 2 §:ssä mainittuihin tarkoituksiin käytettäväksi Haminassa toimivien rekisteröityjen yhdistysten hyväksi.
14 § Sääntöjen soveltaminen
Niissä asioissa, joista näissä säännöissä ei ole määräyksiä, noudatetaan yhdistyslakia.